Covering Disruptive Technology Powering Business in The Digital Age

เขียนโดย: Zakir Ahmed รองประธานอาวุโสและ GM – เอเชียแปซิฟิกและญี่ปุ่น บริษัท Kofax

ในยุคปัจจุบันการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ต้องเพิ่มสูงขึ้น ผู้บริหารระดับสูงต้องการประสิทธิภาพที่มากขึ้น, CFO ต้องการลดต้นทุน , ลูกค้าและพนักงานคาดหวังประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยม ซึ่งความสามารถที่จะทำได้ดีกว่าความคาดหวังเหล่านี้ขึ้นอยู่กับการทำงานด้านการเงินของคุณซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อทุกแง่มุมของธุรกิจ

การทำงานด้านการเงินอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในประสิทธิภาพการดำเนินงานและความสำเร็จโดยรวมของธุรกิจของคุณ แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางก็ลงทุนในการทำงานด้านการเงินอัตโนมัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทางการเงินภายในระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) เช่น SAP

สำหรับหลาย ๆ บัญชีเจ้าหนี้การค้าเป็นการทำงานด้านการเงินขั้นแรกที่จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับการเงินในด้านอื่น ๆ โดยงานบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ที่ต้องใช้พนักงานทำมีเป็นจำนวนมาก บริษัทจึงต้องพิจารณาทันทีว่าการทำงานด้านการเงินแบบใดที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของงานได้ ซึ่งการทำงานด้านการเงินที่ให้ผลตอบแทนสูงสุดนั่นก็คือ ระบบอัตโนมัติของห่วงโซ่กระบวนการ purchase-to-pay ด้วยเหตุผลเหล่านี้จึงทำให้ AP เปลี่ยนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อที่จะทำให้งานเสร็จเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เหตุใดระบบอัตโนมัติระดับสูงจึงมีข้อดีกว่า

จากการวิจัยของ Shared Services Link และ Kofax มีเพียง 12% ขององค์กรที่ใช้ระบบอัตโนมัติระดับสูงประมวลผลใบแจ้งหนี้ เมื่อเทียบกับ 74% ขององค์กรที่ใช้ระบบอัตโนมัติระดับต่ำ นอกจากนี้บริษัทที่มีระบบอัตโนมัติขั้นสูง มีเพียง 41% เท่านั้นที่ประสบปัญหาเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ , มองไม่เห็นค่าใช้จ่าย 24%  และ 8% ไม่ได้รับส่วนลดในการชำระเงินล่วงหน้า โดยเมื่อเปรียบเทียบผู้ที่มีระบบอัตโนมัติในระดับต่ำ จะรายงานปัญหาเดียวกันนี้บ่อยกว่าอย่างมีนัยสำคัญคือ 68%, 23% และ 24% ตามลำดับ

การเปรียบเทียบองค์กรที่“ ดีที่สุดในระดับเดียวกัน” กับองค์กรอื่นแสดงให้เห็นถึงความแตกต่างที่ชัดเจน ตามที่องค์กร Ardent Partners ซึ่งเป็นองค์กรที่ “ดีที่สุดในระดับเดียวกัน” ประมวลผล 57.1% ของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดแบบ “ส่งตรง” ในเวลาเพียง 3.9 วัน โดยมีค่าใช้จ่ายรวมทุกอย่างที่ 2.87 ดอลลาร์ต่อใบแจ้งหนี้ ในทางตรงกันข้ามกับองค์กรอื่น ๆ ซึ่งใช้ระบบอัตโนมัติในระดับต่ำนั้นมีเพียง 16.1% ของใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่ได้รับการประมวลผลแบบส่งตรงและใบแจ้งหนี้ใบเดียวจะใช้เวลา 17.1 วันในการปิดบัญชีและมีค่าใช้จ่ายถึง 15.38 ดอลลาร์ นอกจากนี้องค์กรที่“ ดีที่สุดในระดับเดียวกัน” ยังพบว่าต้นทุนการดำเนินการใบแจ้งหนี้ลดลง 81% และรอบการประมวลผลใบแจ้งหนี้เร็วขึ้น 77%

ทำไมต้องเพิ่มประสิทธิภาพ ERP

อีกเหตุผลหนึ่งในการปฏิบัติตามแนวทางที่เพิ่มประสิทธิภาพมากขึ้น คือการเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนในซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning (ERP) ซึ่งหลายองค์กรไม่ได้ใช้ประโยชน์จากการลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP อย่างเต็มที่ เช่น SAP ที่ทำให้พวกเขามีโอกาสมากมายในการใช้ประโยชน์

ขั้นตอนการประมวลผลของตัวเลขดิบของใบแจ้งหนี้และการชำระเงินที่มีปริมาณสูงนั้น มีความยุ่งยากมากหากไม่มีระบบอัตโนมัติเข้ามาช่วย ทุกครั้งที่กระบวนการทำงานสะดุดเนื่องจากหมายเลข PO ไม่ถูกต้อง, ข้อยกเว้นของใบแจ้งหนี้หรือพลาดส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดจะทำให้กระบวนการในการทำงานช้าลงอย่างเห็นได้ชัดหรือหยุดทั้งหมด

ซึ่งทางเลือกหนึ่ง คือการใช้โซลูชันเสริมที่ได้รับการรับรองซึ่งมีแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์เดียว เพื่อทำให้ชุดของกระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติโดยตรงภายในระบบ ERP ซึ่งสำหรับผู้ใช้ SAP นั้น โซลูชันประเภทนี้มีมากกว่าการรวมเข้ากับระบบ ERP เพื่อให้มีรูปลักษณ์เหมือนกันและให้ความรู้สึกเหมือนกับการทำธุรกรรม SAP อื่น ๆ โดยสามารถนำเสนอภายใน SAP GUI ซึ่งให้ผู้ใช้ที่ไม่ใช่ SAP มีการใช้งานที่ง่ายและนำเสนอมุมมองแบบเรียลไทม์ของปริมาณงาน, งานที่รอดำเนินการ, งานเอกสารที่เข้ามา, งานธุรกรรมต่อเนื่องและการตรวจสอบความถูกต้องล่าสุดกับข้อมูล SAP โดยโซลูชันนี้ ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดต้นทุนมากขึ้น, ปรับปรุงการควบคุมกระบวนการทางการเงินและลดเวลาในการดำเนินการทั้งหมด

วิธีที่จะสามารถควบคุมการทำงานด้านการเงิน

ดังตัวอย่างข้างต้น การขยายการปรับปรุงกระบวนการจาก AP ไปสู่ห่วงโซ่กระบวนการ purchase-to-pay ซึ่งช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระบวนการทางการเงินของคุณใน SAP ได้ได้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดและนำ ROI ของคุณไปสู่อีกระดับ ซึ่งไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นเส้นทางการทำงานแบบอัตโนมัติหรือต้องการขยาย AP ด้วยกลยุทธ์เต็มรูปแบบสำหรับการทำงานด้านการเงินอัตโนมัติแบบครบวงจรจะช่วยให้คุณเริ่มทำงานได้เลยตั้งแต่ในวันนี้

(0)(0)