Covering Disruptive Technology Powering Business in The Digital Age

เขียนโดย: Zakir Ahmed รองประธานอาวุโสและ GM – เอเชียแปซิฟิกและญี่ปุ่น บริษัท Kofax

หลายบริษัทกำลังประสบปัญหาในการกำหนดโครงการ robotic process automation (RPA) ซึ่งบางคนได้ออกแบบหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ของตนและพร้อมที่จะใช้งาน ถึงแม้ว่าหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพสูงของคุณจะพร้อมใช้งานแล้ว แต่ก็ยังต้องการคำแนะนำในการจัดการและการบำรุงรักษาและต้องมีโปรแกรมควบคุมเวอร์ชันและการกำกับดูแลที่เข้มงวด

เมื่อหุ่นยนต์พังและหากคุณไม่มีการดูแล ก็จะแทบเป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามว่าตัวใดในหลายร้อยหรือหลายพันตัวก่อให้เกิดปัญหาหรือจุดไหนที่อาจชนเข้ากับอีกตัวหนึ่งและทำให้หยุดการติดตามในกระบวนการ

ดังที่ EY ชี้ให้เห็นในรายงาน “การเตรียมพร้อมสำหรับหุ่นยนต์” ซึ่งการทำ RPA ที่ถูกต้องไม่ใช่เรื่องง่าย “ เราพบว่าโครงการ RPA เริ่มต้นที่ล้มเหลวมากถึง 30 ถึง 50 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งนี่ไม่ใช่ภาพสะท้อนของเทคโนโลยี ซึ่งมีการนำมาใช้งานที่ประสบความสำเร็จมากมาย” บริษัทที่ปรึกษากล่าว“ แต่ยังมีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่มักจะทำให้องค์กรไม่สามารถปฏิบัติตามสัญญาของ RPA ได้”

จากมุมมองทางเทคนิค การกำกับดูแลจะสำเร็จได้ง่ายเมื่อเครื่องมือ RPA มีความสามารถในการจัดการและการกำกับดูแล เช่น การควบคุมเวอร์ชันหรือความสามารถที่ซับซ้อนมากขึ้น เช่นการจัดการ Robot Lifecycle , การทำให้ถูกต้องตามหลักธรรมาภิบาลยังกำหนดให้องค์กรต่าง ๆ ต้องกำหนดแนวทางและกฎเกณฑ์ก่อน ซึ่งในความเป็นจริงตาม Forrester Research เหตุผลหลักที่องค์กรพยายามปรับใช้ RPA คือประสิทธิภาพและความสามารถในการปรับขยายตามด้วยการจัดการกฎของพฤติกรรมของหุ่นยนต์และการควบคุมและการใช้งานหุ่นยนต์ RPA ในแบบที่พัฒนาแล้ว

เพื่อให้ RPA ได้รับประโยชน์สูงสุด หัวหน้าฝ่ายปฏิบัติการ (COO) และหัวหน้าเจ้าหน้าที่ข้อมูล (CIO) ควรร่วมมือกันเพื่อวางรากฐานการกำกับดูแลว่าโรบ็อต RPA จะโต้ตอบ, เข้าถึงและเผยแพร่ข้อมูลและเนื้อหาอย่างไร

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือ การวางกรอบแนวทาง แม้ว่าการดำเนินงานจะเป็นผู้นำในการออกแบบโมเดลดังกล่าว แต่ก็ต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับไอทีในการริเริ่มเชิงกลยุทธ์เพื่อหลีกเลี่ยงการทำงานอัตโนมัติซ้ำ

กรอบงานที่มีประสิทธิภาพต้องการองค์ประกอบสามประการ:

1. องค์กรต้องกำหนดขอบเขต, เป็นหัวหอกของโครงการและกำหนดเป้าหมายในการติดตามประสิทธิภาพและผลลัพธ์ของการดำเนินการ

2. การกำกับดูแลธุรกิจจะต้องจัดลำดับความสำคัญของโครงการ RPA ในแผนกและหน่วยธุรกิจ

3. ในด้านเทคนิค RPA หรือที่เรียกว่า Center of Excellence (CoE) ซึ่งออกแบบมาตรฐานกำหนดหลักการทำงานและแนวทางและรวบรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ในการบรรลุองค์ประกอบแรกและองค์ประกอบที่สาม ทางทีมกำกับดูแลจำเป็นต้องมีเครื่องมือบางอย่างที่ฝังอยู่ในแพลตฟอร์ม RPA ซึ่งรวมถึงการวิเคราะห์หุ่นยนต์, เครื่องมือประสิทธิภาพการควบคุมเวอร์ชันและความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น แพลตฟอร์มที่ผสานรวม Robot Lifecycle Management ช่วยให้ทีมสามารถจัดการการใช้งานโรบ็อต RPA ขององค์กรจากโรบ็อต RPA นับร้อยไปจนถึงหลายพันตัว ด้วยเหตุนี้ทีมจึงสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงเปรียบเทียบไฟล์และสำรวจการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บไฟล์สำรองดังนั้นหากบริษัท ต่าง ๆ ต้องเปลี่ยนกลับไปใช้เวอร์ชันที่ใช้งานได้ก่อนหน้าก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย

ในขณะเดียวกัน CoE มีบทบาทสำคัญเนื่องจากทำหน้าที่เป็น “แหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียว” และทำให้องค์กรมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะยาว เป็นตัวแทนของกลุ่มทรัพยากรหลักและบุคลากรที่แนะนำทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติรวมถึงการรักษาและดูแลมาตรฐานทั่วทั้งธุรกิจ การฝึกอบรม; การจัดการผู้ขาย การสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและอื่น ๆ อีกมากมาย

สมาชิกของทีมนี้มาจากทั่วทั้งองค์กร IT เป็นสมาชิกหลักและมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากแต่ละองค์กรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง ด้วยชุดข้อมูลข่าวกรองนี้ทีมงานจึงมีความพร้อมที่ดีกว่าไม่เพียงแต่ในการตัดสินใจเกี่ยวกับเครื่องมือ RPA ที่เหมาะสมในการปรับใช้ แต่ยังรวมถึงกระบวนการใดที่เป็นตัวเลือกหลักสำหรับระบบอัตโนมัติด้วย องค์กรยังมีความยืดหยุ่นในแง่ของวิธีการจัดโครงสร้างโปรแกรมดังกล่าว ซึ่งมีโมเดลหลักสามแบบ โดยแต่ละแบบมีความแตกต่างกันในการแบ่งความรับผิดชอบในองค์กร

รูปแบบการดำเนินงานแบบรวมศูนย์: ทีมเดียวมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการและควบคุมทุกด้านของโปรแกรม

รูปแบบการดำเนินงานแบบกระจายอำนาจ: ความรับผิดชอบในการรันโปรแกรมอัตโนมัติจะถูกจำลองแบบข้ามหน่วยธุรกิจที่แยกออกจากกันภายในองค์กร

รูปแบบการดำเนินงานแบบไฮบริด: ลักษณะบางอย่างของโปรแกรมอัตโนมัติดำเนินการโดยทีมเดียวที่รวมศูนย์ในขณะที่ส่วนอื่น ๆ ถูกจำลองแบบข้ามหน่วยธุรกิจ

แน่นอนว่าไม่มีคำตอบว่า “ถูก” หรือ “ผิด” โดยองค์กรและทีมการเงินควรเริ่มต้นด้วยรูปแบบที่เหมาะสมที่สุด เมื่อพิจารณาถึงจุดที่พวกเขาอยู่ในปัจจุบันและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น ด้วยการใช้ประโยชน์จากศูนย์ความเป็นเลิศพร้อมกับเครื่องมือที่ซับซ้อน เช่น Robot Lifecycle Management ซึ่งองค์กรต่าง ๆ สามารถใช้แนวทางที่เน้นธุรกิจเป็นศูนย์กลางมากขึ้นสำหรับ RPA ซึ่งไปไกลกว่าการทำงานอัตโนมัติแบบง่ายๆ

(0)(0)